Tietojen lähettäminen sähköpostitse / tietojen tallentaminen jaettuun kansioon tai FTP-palvelimelle

Tässä osassa kerrotaan, miten alkuperäisiä skannataan ja skannatut tiedot lähetetään suoraan laitteesta liittämällä ne sähköpostiin tai tallentamalla ne jaettuun kansioon tai FTP-palvelimelle.


Ennen tietojen lähettämistä suoraan sähköpostilla sinun on suoritettava joitain toimia, esimerkiksi sähköpostipalvelimen asetusten määrittäminen. Sähköpostin lähetys- ja I-Faxin lähetys ja vastaanotto -asetusten määrittäminen Ennen tietojen tallentamista jaettuun kansioon tai FTP-palvelimelle sinun on suoritettava joitain toimia, esimerkiksi skannattujen alkuperäisten tallennussijainnin määrittäminen. Jaetun kansion asettaminen tallennussijainniksi FTP-palvelimen asettaminen tallennussijainniksi

Ennen tietojen lähettämistä suoraan sähköpostilla sinun on suoritettava joitain toimia, esimerkiksi sähköpostipalvelimen asetusten määrittäminen. Sähköpostin lähetys- ja I-Faxin lähetys ja vastaanotto -asetusten määrittäminen

Ennen tietojen tallentamista jaettuun kansioon tai FTP-palvelimelle sinun on suoritettava joitain toimia, esimerkiksi skannattujen alkuperäisten tallennussijainnin määrittäminen.
Jaetun kansion asettaminen tallennussijainniksi
FTP-palvelimen asettaminen tallennussijainniksi

Aseta alkuperäiset. Alkuperäisten asettaminen

Valitse Koti (Home) -näytössä <Skannaus (Scan)>. Koti (Home)-näyttö

Jos kirjautumisnäyttö tulee esiin, syötä käyttäjänimi ja salasana ja määritä todennuspalvelin. Valtuutettuun lähetykseen kirjautuminen

Valitse <Sähköposti (E-Mail)> tai <Tiedosto (File)> Skannauksen perusominaisuudet -näytössä. Skannauksen perusominaisuudet -näyttö

Määritä kohde.

Määrittäminen osoitekirjasta

Määrittäminen lyhytvalintanumeroista

Vastaanottajien syöttäminen suoraan (sähköpostin lähetys)

Vastaanottajien määrittäminen LDAP-palvelimella

Määrittäminen osoitekirjasta

Osoitekirjan avulla voit määrittää vastaanottajan valitsemalla tallennettujen vastaanottajien luettelosta tai etsimällä vastaanottajaa nimellä.


Sinun on tallennettava vastaanottajat osoitekirjaan ennen tämän ominaisuuden käyttämistä. Vastaanottajien tallentaminen Tallenna jaettu kansio tai FTP-palvelimen osoite tietokoneelta. Kohteiden tallentaminen etäkäyttöliittymästä

Valitse <Määritt. vast.ott. (Specify Destination)> -välilehdessä <Osoitekirja (Address Book)>.

Valitse <Vastaanottaja (To)>.

Valitse hakemisto. Hakemisto

Valitse halutun vastaanottajan valintaruutu ja valitse <Käytä (Apply)>.


Jos vastaanottaja valitaan Koti (Home) -näytön kohdasta <Osoitekirja (Address Book)>, sähköpostin lähetyksen tai tiedoston tallennuksen perusominaisuuksien näyttö voidaan näyttää samalla, kun valittu vastaanottaja pysyy määritettynä.

Takaisin alkuun

Määrittäminen lyhytvalintanumeroista

Osoitekirjan osoitteille on määritetty kolminumeroiset luvut (lyhytvalintakoodit). Voit määritellä osoitteen yksinkertaisesti syöttämällä lyhytvalintakoodin.


Lyhytvalintanumeroiden käyttäminen edellyttää, että vastaanottaja on tallennettu osoitekirjaan etukäteen. Vastaanottajien tallentaminen Tallenna jaettu kansio tai FTP-palvelimen osoite tietokoneelta. Kohteiden tallentaminen etäkäyttöliittymästä

Valitse <Määritt. vast.ott. (Specify Destination)> -välilehdessä <Lyhytvalinta (Coded Dial)>.

Valitse <Vastaanottaja (To)>.

Kirjoita kolminumeroinen luku.

Jos olet syöttänyt virheellisen arvon, tyhjennä se valitsemalla

Jos esiin tulee vahvistusnäyttö

Kun <Vahvista kun lyhytvalintaläh. (Confirm When Coded Dial TX)> ‑asetukseksi on valittu <Kyllä (On)>, esiin tulee näyttö, jossa näytetään vastaanottaja ja numeroa vastaava nimi. (Ryhmävalinnassa näytetään vastaanottajan nimi ja vastaanottajien määrä.) Tarkista sisältö ja jos kaikki on oikein, valitse <OK (OK)>. Jos haluat määrittää eri vastaanottajan, valitse <Peruuta (Cancel)> ja syötä sitten kolminumeroinen lyhytvalintakoodi uudelleen. Kohteiden näyttäminen osoitekirjassa

Takaisin alkuun

Vastaanottajien syöttäminen suoraan (sähköpostin lähetys)

Jos vastaanottajaa ei ole tallennettu osoitekirjaan, määritä se syöttämällä sähköpostiosoite.

Valitse <Määritt. vast.ott. (Specify Destination)> -välilehdessä <Käytä näppäimistöä (Use Keyboard)>.

Syötä sähköpostiosoite ja valitse <Käytä (Apply)>.

Tietoja tekstin syöttämisestä on kohdassa Tekstin syöttäminen.

Takaisin alkuun

Vastaanottajien määrittäminen LDAP-palvelimella

Jos toimistoon on asennettu LDAP-palvelin, voit määrittää vastaanottajan käyttämällä palvelimessa olevia käyttäjätietoja. Avaa LDAP-palvelin laitteen avulla, etsi asiaankuuluvat käyttäjätiedot ja määritä ne vastaanottajaksi.


LDAP-palvelimeen yhdistämisen asetukset on määritettävä etukäteen. LDAP-palvelimien tallentaminen

Valitse <Määritt. vast.ott. (Specify Destination)> -välilehdessä <LDAP-palvelin (LDAP Server)>.

Valitse käyttämäsi LDAP-palvelin.

Valitse etsittävien käyttäjätietojen ehdot.

Nimiä, faksinumeroita, sähköpostiosoitteita, organisaatioiden nimiä ja organisaatioyksiköiden nimiä voidaan käyttää hakuehtoina vastaanottajia etsittäessä.

Syötä hakukohteen merkkijono ja valitse <Käytä (Apply)>.

Tietoja tekstin syöttämisestä on kohdassa Tekstin syöttäminen.

Voit määrittää useita hakuehtoja toistamalla vaiheita 3 ja 4.

Valitse <Hakumenetelmä (Search Method)>.

Valitse hakutuloksen näyttöehdot.

<Kaikki alla olevat ehdot käytössä (Using All Conditions Below)>
Hakee ja näyttää käyttäjät, jotka täyttävät kaikki vaiheissa 3 ja 4 määritetyt hakuehdot.

<Osa alla olevista ehdoista käytössä (Using Some Conditions Below)>
Jos yhdenkin vaiheissa 3 ja 4 määritetyt hakuehdon täyttäviä käyttäjiä löytyy, näyttää kaikki nuo käyttäjät.

Valitse <Käynnistä haku (Start Search)>.

Hakuehtoja vastaavat käyttäjät näytetään.

Jos todennusnäyttö tulee esiin, kun napautetaan <Käynnistä haku (Start Search)>, syötä LDAP-palvelimelle tallennettu laitteen käyttäjänimi ja LDAP-palvelimelle tallennettu salasana ja valitse <Käytä (Apply)>. LDAP-palvelimien tallentaminen

Valitse sen käyttäjän valintaruutu, jonka haluat määrittää vastaanottajaksi, ja valitse <Käytä (Apply)>.

Takaisin alkuun

Jos esiin tulee näyttö, johon on jo määritetty vastaanottaja

Voit lähettää vain vastaanottajille, joita ei ole rajoitettu. Jos haluat lähettää muille vastaanottajille, sinun täytyy määrittää lähetystoiminnon todentamisasetukset niin, että sähköpostilähetystä ei ole rajoitettu. Kysy lisätietoja järjestelmän pääkäyttäjältä. LDAP-palvelintodennus

Vastaanottajien valitseminen lähetystiedoista

Voit myös soittaa uudelleen aiemmin käytetyille vastaanottajille. Aiemmin käytettyjen lähetys- tai tallennusasetusten haku (Asetushaku)

Tietojen tallentaminen jaettuun kansioon tai FTP-palvelimelle

Vain yksi kohde voidaan määrittää.

Kun lähetetään sähköpostia, määritä useita vastaanottajia tarvittaessa, mukaan lukien kopioiden ja piilokopioiden vastaanottajat.

Valitse vastaanottajien määrittämiseen käytettävä tapa <Määritt. vast.ott. (Specify Destination)> ‑välilehdestä ja määritä sitten vastaanottaja.

Jos valitsit <LDAP-palvelin (LDAP Server)> tai <Määritä itsesi vastaanottajaksi (Specify Myself as Destination)>, vastaanottaja määritetään <Vastaanottaja (To)>-kentässä.

Osoitteet <Kopio (Cc)> ja <Piilokopio (Bcc)> voidaan ottaa käyttöön vain valitsemalla <Osoitekirja (Address Book)> tai <Lyhytvalinta (Coded Dial)>.

Vastaanottajien poistaminen

Jos määritit useita vastaanottajia, voit poistaa niitä tarpeen mukaan.

1	Valitse <Vahvista vastaanottaja (Confirm Destination)>.
2	Valitse poistettavan vastaanottajan valintaruutu ja valitse <Poista vastaanott. (Remove from Dest.)>. Jos valitset ryhmän, valitse <Tiedot (Details)> <Vastaanottaja (Destination)>. Voit tarkastella ryhmään tallennettuja vastaanottajia.
3	Valitse <Kyllä (Yes)>.

Määritä skannausasetukset tarpeen mukaan.

Alkuperäisen skannauskoon määrittäminen

Tiedostomuodon valitseminen

Kaksipuolisten alkuperäisten skannaaminen

Alkuperäisen skannauskoon määrittäminen

Voit määrittää alkuperäisten skannauskoon.

Valitse <Lähetysasetukset (Send Settings)> -välilehdessä <Skannauskoko (Scan Size)>

Valitse alkuperäisen koko

Takaisin alkuun

Tiedostomuodon valitseminen

Voit valita tiedostomuodon, johon alkuperäiset skannataan, seuraavista vaihtoehdoista: PDF, JPEG tai TIFF. PDF-tiedostomuodosta voidaan valita kompakti PDF, joka pienentää datan kokoa, tai PDF-muoto, josta voidaan tehdä tekstihakuja, mukaan lukien tekstidata, joka on skannattu tekstintunnistuksella (OCR). Voit myös luoda PDF-tiedoston, jonka tietoturvaa on parannettu, salaamalla dataa tai lisäämällä allekirjoituksen.

Valitse <Lähetysasetukset (Send Settings)> -välilehdessä <Tiedostomuoto (File Format)>

Valitse tiedostomuoto


Jos valitset JPEG-muodon kohdassa <Tiedostomuoto (File Format)> ja yrität skannata alkuperäisen valotuslasilta, voit skannata vain yhden sivun. Jos haluat skannata monisivuisen alkuperäisen kerralla, käytä syöttölaitetta. Jokainen alkuperäisen sivu tallennetaan erillisenä tiedostona. Jos valitset TIFF- tai PDF-muodon, voit skannata monisivuisia alkuperäisiä joko valotuslasilta tai syöttölaitteesta. Tällöin voidaan määrittää, tallennetaanko alkuperäinen yhtenä tiedostona vai jokainen sivu erillisenä tiedostona, kohdassa PDF-tiedoston jakaminen sivuittain tai TIFF-tiedoston jakaminen sivuittain. <PDF (Pakattu) (PDF (Compact))> ja <PDF (Pakattu/OCR) (PDF (Compact/OCR))> pakkaavat valokuvia ja alkuperäisten kuvia enemmän kuin <PDF (PDF)> ja <PDF (OCR) (PDF (OCR))>. Tiedostosta tulee pienempi, mutta joidenkin alkuperäisten kuvanlaatu voi olla huonompi, tai kerralla skannattavien alkuperäisten määrä pienempi. Kohdassa <PDF (Pakattu/OCR) (PDF (Compact/OCR))> ja <PDF (OCR) (PDF (OCR))> voit määrittää asetuksia niin, että laite tunnistaa alkuperäisen suunnan automaattisesti skannauksen aikana sen perusteella, mihin suuntaan OCR-toiminto lukee tekstin. <OCR (Tekstihaku) -asetukset (OCR (Text Searchable) Settings)>

Jos valitset JPEG-muodon kohdassa <Tiedostomuoto (File Format)> ja yrität skannata alkuperäisen valotuslasilta, voit skannata vain yhden sivun. Jos haluat skannata monisivuisen alkuperäisen kerralla, käytä syöttölaitetta. Jokainen alkuperäisen sivu tallennetaan erillisenä tiedostona. Jos valitset TIFF- tai PDF-muodon, voit skannata monisivuisia alkuperäisiä joko valotuslasilta tai syöttölaitteesta. Tällöin voidaan määrittää, tallennetaanko alkuperäinen yhtenä tiedostona vai jokainen sivu erillisenä tiedostona, kohdassa PDF-tiedoston jakaminen sivuittain tai TIFF-tiedoston jakaminen sivuittain.

<PDF (Pakattu) (PDF (Compact))> ja <PDF (Pakattu/OCR) (PDF (Compact/OCR))> pakkaavat valokuvia ja alkuperäisten kuvia enemmän kuin <PDF (PDF)> ja <PDF (OCR) (PDF (OCR))>. Tiedostosta tulee pienempi, mutta joidenkin alkuperäisten kuvanlaatu voi olla huonompi, tai kerralla skannattavien alkuperäisten määrä pienempi.

Kohdassa <PDF (Pakattu/OCR) (PDF (Compact/OCR))> ja <PDF (OCR) (PDF (OCR))> voit määrittää asetuksia niin, että laite tunnistaa alkuperäisen suunnan automaattisesti skannauksen aikana sen perusteella, mihin suuntaan OCR-toiminto lukee tekstin. <OCR (Tekstihaku) -asetukset (OCR (Text Searchable) Settings)>

PDF-tiedoston jakaminen sivuittain

Määritä, muunnetaanko monisivuinen alkuperäinen yhdeksi PDF-tiedostoksi vai luodaanko jokaisesta sivusta erillinen PDF-tiedosto. Tämä asetus voidaan määrittää jokaista PDF-muotoa varten.

Valitse <Lähetysasetukset (Send Settings)> -välilehdessä <Tiedostomuoto (File Format)>

Valitse PDF-muoto

Valitse <Ei (Off)> tai <Kyllä (On)>

<Käytä (Apply)>

TIFF-tiedoston jakaminen sivuittain

Määritä, muunnetaanko monisivuinen alkuperäinen yhdeksi TIFF-tiedostoksi vai luodaanko jokaisesta sivusta erillinen TIFF-tiedosto.

Valitse <Lähetysasetukset (Send Settings)> -välilehdessä <Tiedostomuoto (File Format)>

Valitse <Ei (Off)> tai <Kyllä (On)>

Takaisin alkuun

Kaksipuolisten alkuperäisten skannaaminen

Laite voi skannata automaattisesti syöttölaitteessa olevien alkuperäisten etu- ja kääntöpuolen.


Laite ei voi skannata alkuperäisten molempia puolia automaattisesti, kun alkuperäiset asetetaan valotuslasille.

Valitse <Lähetysasetukset (Send Settings)> -välilehdessä <2-puolinen alkup. (2-Sided Original)>

Valitse <Kirjatyyppi (Book Type)> tai <Kalenterityyppi (Calendar Type)>

<Kirjatyyppi (Book Type)>
Valitse alkuperäisille, joissa etu- ja kääntöpuolen kuvien suunta on sama.

<Kalenterityyppi (Calendar Type)>
Valitse alkuperäisille, joissa etu- ja kääntöpuolen kuvien suunta on vastakkainen.

Takaisin alkuun

Tietoja muista skannausasetuksista on kohdassa Skannaaminen selkeästi tai Tiedostokoon ja kuvanlaadun välisen tasapainon säätäminen.

Sähköpostia varten voit määrittää tarvittaessa aiheen, tekstin, vastausosoitteen ja tärkeyden. Sähköpostiasetusten määrittäminen

Valitse <Aloita (Start)>.

Jos <Vahvista vastaanottaja (Confirm Destination)> ‑näyttö tulee esiin, tarkista, onko vastaanottaja oikea, ja valitse sitten <Käynn. skannaus (Start Scanning)>.

Alkuperäisen skannaminen alkaa.

Jos haluat peruuttaa toiminnon, valitse <Peruuta (Cancel)>

<Kyllä (Yes)>. Asiakirjojen lähetyksen peruuttaminen

Asetettaessa alkuperäisiä syöttölaitteeseen vaiheessa 1

Kun skannaus on valmis, lähetys/tallennusprosessi alkaa.

Asetettaessa alkuperäisiä valotuslasille vaiheessa 1

Kun skannaus on valmis, noudata alla olevia ohjeita (paitsi, jos valitsit JPEG-tiedostomuodon).

1	Jos haluat skannata lisää alkuperäisen sivuja, aseta seuraava alkuperäinen valotuslasille ja valitse <Skannaa seur. (Scan Next)>. Toista tätä vaihetta, kunnes olet skannannut kaikki sivut. Jos skannataan vain yksi sivu, siirry seuraavaan vaiheeseen.
2	Valitse <Käynnistä läh. (Start Sending)>. Lähetys/tallennusprosessi alkaa.

Jos näyttö <Tiedoston autentikointi (File Authentication)> tai <SMTP-autentikointi (SMTP Authentication)> tulee esiin

Syötä käyttäjänimi ja salasana ja valitse <Käytä (Apply)>.

Lähetetyn asiakirjan tiedostonimi

Lähetetyn asiakirjan tiedostonimi määritetään automaattisesti seuraavassa muodossa: liikennöinnin hallintanumero (neljä numeroa)_lähetyspäivä ja -aika_asiakirjanumero (kolme numeroa).tiedostotunnisteen nimi.

Jos tapahtuu sähköpostin lähetysvirhe

Virheilmoituksia lähetetään joskus laitteessa asetettuun sähköpostiosoitteeseen. Jos sitä ei muuteta, seurauksena voi olla postilaatikon riittämätön vapaa kapasiteetti postipalvelimen mukaan. Postilaatikko kannattaa tyhjentää säännöllisesti.

Postilaatikon tyhjentäminen

Kun postilaatikko tyhjennetään, kaikki palvelimen postilaatikossa olevat sähköpostit poistetaan. Jos määrität sähköpostitilin, jota yleensä käytät, tarkista ensin, onko postilaatikossa säilytettäviä viestejä.

1	Käynnistä etäkäyttöliittymä ja kirjaudu sisään järjestelmänvalvojan tilassa. Etäkäyttöliittymän käynnistäminen
2	Napsauta [Asetukset/Tallennus (Settings/Registration)] portaalisivulla. Etäkäyttöliittymän näyttö
3	Valitse [Lähetysasetukset (TX Settings)] [Verkkoasetukset - S-postin/I-faksin asetukset (Network Settings - E-Mail/I-Fax Settings)].
4	Napsauta [Poista (Clear)] kohdassa [Tyhjennä lokero (Clear Mail Box)].
5	Lue esiin tuleva viesti ja napsauta [OK (OK)]. Sähköposti poistetaan postilaatikosta.


Jos haluat skannata aina samoilla asetuksilla: Toimintojen oletusasetusten muuttaminen Jos haluat tallentaa asetusyhdistelmän käytettäväksi tarvittaessa: Usein käytettyjen asetusten tallentaminen