Sende data med e-post / lagre data til en delt mappe eller FTP-server
Dette avsnittet beskriver fremgangsmåten når du vil skanne dokumenter og sende dem direkte fra maskinen ved å legge dem ved en e-post eller lagre dem i en delt mappe eller på en FTP-server.
|
|
|
Før du kan sende dataene direkte med e-post, må du utføre bestemte prosedyrer, som angi innstillinger for e-postserver. Prosedyre for å angi send e-post / send og motta i-faks
Før du kan lagre dataene i en delt mappe eller på en FTP-server, må du utføre bestemte prosedyrer, som å angi plasseringen hvor du vil lagre de skannede dokumentene.
Prosedyre for å angi en delt mappe som en lagringsplassering Prosedyre for å angi en FTP-server som en lagringsplassering |
1
Legg inn dokumentet/dokumentene. Plassere dokumenter
2
Velg <Skann (Scan)> på Hjem (Home)-skjermen. Hjem (Home)-skjermen
Når påloggingsskjermbildet vises, taster du inn brukernavnet og passordet og setter opp godkjenningsserveren. Logg på Autorisert sending
3
Velg <E-post (E-Mail)> eller <Fil (File)> på skjermbildet Grunnleggende funksjoner for skanning. Basisfunksjonsskjermen for skanning
4
Angi mottakeren.
Spesifisere fra adressebok
Angi fra kortnummere
Angi mottakere direkte (sende e-post)
Spesifisere mottakere på en LDAP-server
Spesifisere fra adressebok
 |
|
Adresseboken lar deg spesifisere en mottaker ved å velge fra en liste over registrerte mottakere eller ved å søke etter navn på mottakere.
|
|
|
|
Du må registrere mottakere i adresseboken før du bruker denne funksjonen. Registrere mottakere
Registrer den delte mappen eller FTP-serveradressen fra en datamaskin.
Tilordne mottakere fra Fjernkontroll |
1
Velg <Adressebok (Address Book)> i <Angi mottaker (Specify Destination)>-fanen
2
Velg <Til (To)>.
3
Velg indeks. Indeks
4
Merk av i avkrysningsboksen for ønsket mottaker og velg <Bruk (Apply)>.
 |
|
Hvis en mottaker velges fra <Adressebok (Address Book)> på Hjem (Home)-skjermen, kan skjermbildet Grunnleggende funksjoner for sending av e-post eller lagring av filer, vises mens den valgte mottakeren fortsatt er angitt.
|
Tilbake til toppen
Angi fra kortnummere
 |
|
Tre-sifrede numre (kortnumre) er tilordnet adresser i adresseboken. Du kan spesifisere en adresse enkelt ved å taste inn kortnummeret for den.
|
|
|
|
Hvis du vil bruke kortnumre, må mottakeren være registrert i adresseboken på forhånd. Registrere mottakere
Registrer den delte mappen eller FTP-serveradressen fra en datamaskin.
Tilordne mottakere fra Fjernkontroll |
1
Velg <Kortnummer (Coded Dial)> i <Angi mottaker (Specify Destination)>-fanen
2
Velg <Til (To)>.
3
Legg inn et tresifret nummer.
Hvis du har lagt inn feil verdi, kan du slette den med 
.
.
Hvis en bekreftelsesskjerm vises
Når <Bekr. ved kortnummersending (Confirm When Coded Dial TX)> er stilt inn til <På (On)>, vises et skjermbilde som viser mottakeren og navnet for nummeret. (For gruppeoppringing, vises mottakernavnet og antall mottakere.) Kontroller innholdet og at alt er korrekt, og trykk på <OK (OK)>. For å angi en annen mottaker trykker du på <Avbryt (Cancel)> og taster inn det tresifrede kortnummeret på nytt. Vise mottaker i adresseboken
Tilbake til toppen
Angi mottakere direkte (sende e-post)
Mottakere som ikke er lagret i adresseboken, kan angis ved å skrive inn e-postadressen.
1
Velg <Bruk tastatur (Use Keyboard)> i <Angi mottaker (Specify Destination)>-fanen
2
Skriv inn e-postadressen og velg <Bruk (Apply)>.
Informasjon om hvordan du legger inn tekst, se Tekstskriving.
Tilbake til toppen
Spesifisere mottakere på en LDAP-server
 |
|
Hvis kontoret ditt har en LDAP-server installert, kan du angi en mottaker ved bruk av brukerinformasjon på serveren. Gå til LDAP-serveren via maskinen for å søke etter aktuell brukerinformasjon og angi den som mottaker.
|
|
|
|
Du må spesifisere innstillingene for tilkobling til en LDAP-server på forhånd. Registrer LDAP-servere
|
1
Velg <LDAP-server (LDAP Server)> i <Angi mottaker (Specify Destination)>-fanen
2
Velg LDAP-serveren du bruker.
3
Velg betingelser for brukerinformasjonen som skal søkes.
Navn, faksnumre, e-postadresser, navn på organisasjoner og organisasjonsenhetsnavn er tilgjengelige kriterier for søk av mottakere.
4
Skriv inn søkestrengen ved bruk av talltastene og velg <Bruk (Apply)>.
Informasjon om hvordan du legger inn tekst, se Tekstskriving.
Hvis du vil angi flere søkekriterier, gjentar du trinn 3 og 4.
5
Velg <Søkemetode (Search Method)>.
6
Velg betingelser for å vise søkeresultatet.
<Bruker alle betingelsene nedenfor (Using All Conditions Below)>
Søker etter og viser brukerne som oppfyller kriteriene som er angitt i trinn 3 og 4.
Søker etter og viser brukerne som oppfyller kriteriene som er angitt i trinn 3 og 4.
<Bruker noen betingelser nedenfor (Using Some Conditions Below)>
Hvis brukere som oppfyller selv ett av kriteriene som er angitt i trinn 3 og 4 finnes, vises alle de brukerne.
Hvis brukere som oppfyller selv ett av kriteriene som er angitt i trinn 3 og 4 finnes, vises alle de brukerne.
7
Velg <Start søk (Start Search)>.
Brukerne som oppfyller dine søkekriterier vises.
Hvis godkjenningsskjermbildet vises når du velger <Start søk (Start Search)>, angir du brukernavnet for maskinen og passordet som er registrert på LDAP-serveren, og trykker på <Bruk (Apply)>. Registrer LDAP-servere
8
Merk av i avkryssingsboksen for den brukeren som du vil angi som mottaker og velg <Bruk (Apply)>.
Tilbake til toppen
Dersom det vises et skjermbilde hvor mottakeren allerede er bestemt
Du kan bare sende til mottakere uten begrensning. For å sende til andre mottakere, må du konfigurere godkjenningsinnstillingene for sendefunksjonen slik at e-postsending ikke er begrenset. Ta kontakt med administratoren for detaljer. LDAP-serverautentisering
Angi mottakere fra sendingsregistreringene
Du kan også tilbakekalle tidligere brukte mottakere. Hent tidligere brukte innstillinger for sending/lagring (Hent innstillinger)
Lagre data til en delt mappe eller FTP-server
Bare én mottaker kan angis.
5
Når du sender e-post, kan du angi flere mottakere, inkludert mottakere under Kopi/Blindkopi, etter behov.
Velg metoden som skal brukes til å angi mottakere i kategorien <Angi mottaker (Specify Destination)> og angi så mottakeren.
Hvis du valgte <LDAP-server (LDAP Server)> eller <Angi meg selv som mottaker (Specify Myself as Destination)>, vises mottakeren i feltet <Til (To)>.
<Cc (Cc)>- og <Bcc (Bcc)>-adresser kan bare velges ved bruk av <Adressebok (Address Book)> eller <Kortnummer (Coded Dial)>.
For å slette mottakere
Hvis du spesifiserte flere mottakere, kan du slette mottakere etter behov.
|
1
|
Velg <Sjekk mottaker (Confirm Destination)>.
|
|
2
|
Merk av i avkrysningsboksen for den mottakeren som skal slettes og velg <Fjern fra Mott. (Remove from Dest.)>.
Hvis du valgte gruppe, velger du <Detaljer (Details)>
 <Mottaker (Destination)>. Du kan vise mottakerne som er registrert i gruppen. |
|
3
|
Velg <Ja (Yes)>.
|
6
Spesifiser skanneinnstillingene som nødvendig.
Angi skanneformatet for originaldokumentet
Velge et filformat
Skanne 2-sidige dokumenter
Angi skanneformatet for originaldokumentet
 |
|
Du kan angi skanneformatet for dokumentet.
|
Velg <Skanneformat (Scan Size)> i kategorien <Send innstillinger (Send Settings)> Velg originalformatet
Velg originalformatetTilbake til toppen
Velge et filformat
 |
|
Du kan velge om originalene skal skannes til filformatet PDF, JPEG eller TIFF. For PDF kan du velge Compact PDF som reduserer datastørrelsen, eller PDF-formatet som muliggjør et tekstsøk ved å inkludere tekstdata som er skannet med OCR (optisk tegngjenkjennelse). Du kan også opprette en PDF-fil med forbedret sikkerhet ved å kryptere data eller legge til signatur.
|
Velg <Filformat (File Format)> i kategorien <Send innstillinger (Send Settings)> Velg filformat
Velg filformat|
|
|
Hvis du valgte JPEG i <Filformat (File Format)> og prøver å skanne et dokument fra glassplaten, kan du bare skanne én side. Bruk materen når du vil skanne et dokument med flere sider på én gang. Hver side av dokumentet lagres som en separat fil. Hvis du velger TIFF eller PDF, kan du skanne dokumenter med flere sider fra enten glassplaten eller materen. I så fall angir du om dokumentet skal lagres som én enkelt fil eller hver side som én separat fil, i Dele opp en PDF-fil etter side eller Dele opp en TIFF-fil etter side.
<PDF (Compact) (PDF (Compact))> og <PDF (Compact/OCR) (PDF (Compact/OCR))> komprimerer fotografier og dokumenter i dokumenter mer enn <PDF (PDF)> og <PDF (OCR) (PDF (OCR))>. Filen vil være mindre men bildekvaliteten på noen dokumenter eller antallet dokumenter som kan skannes samtidig kan være lavere.
I <PDF (Compact/OCR) (PDF (Compact/OCR))> og <PDF (OCR) (PDF (OCR))> kan du konfigurere innstillingen slik at maskinen automatisk gjenkjenner dokumentretningen under skanning basert på retningen til teksten som leses av OCR-funksjonen. <OCR-innstillinger (søkbar tekst) (OCR (Text Searchable) Settings)>
|
Angi om dokumentet skal konverteres med flere sider, til én enkelt PDF-fil eller opprette en separat PDF-fil for hver side. Denne innstillingen kan konfigureres for hvert PDF-format.
Velg <Filformat (File Format)> i <Send innstillinger (Send Settings)>-kategorien <Angi PDF-detaljer (Set PDF Details)> Velg PDF-format <Del inn i sider (Divide into Pages)> Velg <Av (Off)> eller <På (On)> <Bruk (Apply)>
<Angi PDF-detaljer (Set PDF Details)> Velg PDF-format <Del inn i sider (Divide into Pages)> Velg <Av (Off)> eller <På (On)> <Bruk (Apply)>Angi om dokumentet skal konverteres med flere sider, til én enkelt TIFF-fil eller opprette en separat TIFF-fil for hver side.
Velg <Filformat (File Format)> i <Send innstillinger (Send Settings)>-kategorien <Angi TIFF-detaljer (Set TIFF Details)> Velg <Av (Off)> eller <På (On)>
<Angi TIFF-detaljer (Set TIFF Details)> Velg <Av (Off)> eller <På (On)>Tilbake til toppen
Skanne 2-sidige dokumenter
 |
|
Maskinen kan automatisk skanne front- og baksiden på dokumenter i materen.
|
 |
|
Maskinen kan ikke skanne begge sider av dokumenter automatisk når dokumentene er plassert på glassplaten.
|
Velg <2-sidig original (2-Sided Original)> i <Send innstillinger (Send Settings)>-kategorien Velg <Bok (Book Type)> eller <Kalender (Calendar Type)>
Velg <Bok (Book Type)> eller <Kalender (Calendar Type)>
<Bok (Book Type)>
Velg for dokumenter med bilder på for- og baksiden, vendt i samme retning.
Velg for dokumenter med bilder på for- og baksiden, vendt i samme retning.
<Kalender (Calendar Type)>
Velg for dokumenter med bilder på for- og baksiden, vendt i motsatt retning.
Velg for dokumenter med bilder på for- og baksiden, vendt i motsatt retning.
Tilbake til toppen
Mer informasjon om andre skanneinnstillinger finner du her: Tydelig skanning eller Juster balansen mellom filstørrelse og bildekvalitet.
Du kan spesifisere emnet, teksten, svar-til-adressen og prioritering for e-posten, som nødvendig. Angi e-postinnstillinger
7
Velg <Start (Start)>.
Hvis skjermbildet <Sjekk mottaker (Confirm Destination)> vises, må du sjekke om mottaker er korrekt, og deretter velge <Start skanning (Start Scanning)>.
Skanning av dokumentet starter.
Hvis du vil avbryte, velg <Avbryt (Cancel)> <Ja (Yes)>. Avbryte sending av dokumenter
<Ja (Yes)>. Avbryte sending av dokumenterNår du plasserer originaler i materen i trinn 1
Når skanningen er ferdig, startes sende-/lagreprosessen.
Når dokumenter plasseres på glassplaten i trinn 1
Når skanningen er fullført, følger du fremgangsmåten nedenfor (bortsett fra hvis du valgte JPEG som filformat).
|
1
|
Dersom det er flere sider av dokumenter som skal skannes, plasserer du det neste dokumentet på glassplaten, og velger <Skann neste (Scan Next)>.
Gjenta dette trinnet til du er ferdig med å skanne alle sidene.
Når det bare er én side som skal skannes, går du videre til neste trinn.
|
|
2
|
Velg <Start sending (Start Sending)>.
Sende-/lagreprosessen starter.
|
Hvis skjermbildet <Filautentisering (File Authentication)> eller <SMTP-autentisering (SMTP Authentication)> vises
Skriv inn brukernavn og passord, og velg deretter <Bruk (Apply)>.
Filnavn på det sendte dokumentet
Filnavnet til et sendt dokument tilordnes automatisk basert på følgende format: "kommunikasjonsstyringsnummer (fire sifre)_sendt dato og klokkeslett_dokumentnummer (tre sifre).filendelse".
Hvis en sendefeil for e-post oppstår
Feilmeldinger sendes noen ganger til e-postadressene som er satt til maskinen. Hvis du lar alt være som det er, kan det resultere i for liten, gjenværende kapasitet, avhengig av postserveren. Det anbefales at du tømmer postboksen med jevne mellomrom.
Tømme postboksen
Når postboksen tømmes, slettes all e-post på serverens postboks. Når du angir e-postkontoen som du vanligvis bruker, må du først kontrollere om det finnes e-poster i postboksen som skal beholdes.
|
1
|
Start Fjernkontroll, og logg på i Systemstyrermodus. Starter Fjernkontroll
|
|
2
|
Klikk på [Innstillinger/lagring (Settings/Registration)] på Portal-siden. Fjernkontroll-skjerm
|
|
3
|
Velg [TX-innstillinger (TX Settings)]
[Nettverksinnstillinger – Innstillinger for e-post/I-Faks (Network Settings - E-Mail/I-Fax Settings)]. |
|
4
|
Klikk på [Slett (Clear)] i [Tøm postboks (Clear Mail Box)].
|
|
5
|
Les meldingen som vises og klikk på [OK (OK)].
E-post slettes fra postboksen.
|
|
|
|
Hvis du alltid vil skanne med de samme innstillingene: Endre standardinnstillinger for funksjoner
Hvis du vil registrere en kombinasjon av innstillinger som skal brukes ved behov: Registrer ofte brukte innstillinger
|