Data via e-mail verzenden of data opslaan in een gedeelde map of op een FTP-server
Dit gedeelte beschrijft de procedures voor het scannen van originelen, en het rechtstreeks vanaf het apparaat verzenden van de gescande data, door ze aan een e-mailbericht toe te voegen, of ze op te slaan in een gedeelde map of op een FTP-server.
|
|
|
Voordat u de gegevens rechtstreeks via e-mail kunt verzenden, moet u bepaalde procedures voltooien, bijvoorbeeld de instellingen van de e-mailserver opgeven. Instelprocedure voor e-mail verzenden/I-Faxen verzenden & ontvangen
Voordat u de gegevens opslaat in een gedeelde map of op de FTP-server, moet u bepaalde procedures voltooien, bijvoorbeeld de locatie opgeven waar de gescande originelen moeten worden opgeslagen.
Procedure om een gedeelde map in te stellen als een opslaglocatie Procedure om een FTP-server in te stellen als een opslaglocatie |
1
Plaats het origineel / de originelen. Originelen plaatsen
2
Selecteer <Scannen (Scan)> in het scherm Start (Home). Het scherm Start (Home)
Wanneer het aanmeldingsscherm verschijnt, voert u de gebruikersnaam en het wachtwoord in, en geeft u de authenticatie-server op. Inloggen op Geautoriseerd Verzenden
3
Selecteer <E-mail (E-Mail)> of <Bestand (File)> in het scherm voor basisfuncties voor scannen. Scherm voor basisfuncties voor scannen
4
Geef de bestemming op.
Opgeven vanuit het adresboek
Opgeven uit kiescodenummers
Bestemmingen direct invoeren (verzenden van e-mail)
Bestemmingen op een LDAP-server opgeven
Opgeven vanuit het adresboek
 |
|
U kunt een bestemming opgeven via het adresboek door een keuze te maken in de lijst met opgeslagen bestemmingen of door op naam van ontvanger te zoeken naar bestemmingen.
|
|
|
|
U moet bestemmingen opslaan in het adresboek om deze functie te kunnen gebruiken. Bestemmingen opslaan
Het adres van de gedeelde map of de FTP-server registreren vanaf een computer.
Bestemmingen vanaf de externe UI registreren |
1
Selecteer <Adresboek (Address Book)> op het tabblad <Bestemming opgeven (Specify Destination)>.
2
Selecteer <Aan (To)>.
3
Selecteer een index. Index
4
Schakel het selectievakje voor de gewenste bestemming in, en selecteer <Toepassen (Apply)>.
 |
|
Als een bestemming is geselecteerd uit het <Adresboek (Address Book)> in het scherm Start (Home), kan het scherm voor basisfuncties voor het verzenden van e-mail of het opslaan van een bestand verschijnen terwijl de geselecteerde bestemming blijft gespecificeerd.
|
Naar het begin van de hiërarchie
Opgeven uit kiescodenummers
 |
|
Getallen van drie cijfers (codes voor verkort kiezen) worden aan adressen in het Adresboek toegewezen. Als u een adres wilt opgeven, hoeft u alleen maar de code voor verkort kiezen in te voeren.
|
|
|
|
Als u verkort kiezen met codenummers wilt gebruiken, moet de bestemming van tevoren in het Adresboek zijn geregistreerd. Bestemmingen opslaan
Het adres van de gedeelde map of de FTP-server registreren vanaf een computer.
Bestemmingen vanaf de externe UI registreren |
1
Selecteer <Kiescode (Coded Dial)> op het tabblad <Bestemming opgeven (Specify Destination)>.
2
Selecteer <Aan (To)>.
3
Voer een code van drie cijfers in.
Als u een onjuiste waarde hebt ingevoerd, wist u deze met behulp van 
.
.
Als er bevestigingsscherm verschijnt
Wanneer <Bevestigen bij TX-kiescode (Confirm When Coded Dial TX)> is ingesteld op <Aan (On)>, wordt een scherm weergegeven dat de bestemming en de naam voor het nummer toont. (Voor Groepskiezen worden de naam van de bestemming en het aantal bestemmingen getoond.) Bekijk de inhoud en selecteer, als alles juist is, <OK (OK)>. U kunt een andere bestemming opgeven door <Annuleren (Cancel)> te selecteren, en vervolgens de driecijferige code voor verkort kiezen opnieuw op te geven. Bestemmingen in het adresboek weergeven
Naar het begin van de hiërarchie
Bestemmingen direct invoeren (verzenden van e-mail)
Voor een bestemming die niet is opgeslagen in het adresboek, voert u deze in door een e-mailadres in te voeren.
1
Selecteer <Toetsenbord gebruiken (Use Keyboard)> op het tabblad <Bestemming opgeven (Specify Destination)>.
2
Voer het e-mailadres in, en selecteer <Toepassen (Apply)>.
Voor het invoeren van tekst raadpleegt u Tekst invoeren.
Naar het begin van de hiërarchie
Bestemmingen op een LDAP-server opgeven
 |
|
Als in uw kantooromgeving een LDAP-server is geïnstalleerd, kunt u ook met behulp van gebruikersinformatie op de server een bestemming opgeven. Ga via het apparaat naar de LDAP-server om naar de juiste gebruikersinformatie te zoeken en dat als bestemming op te geven.
|
|
|
|
U moet de instellingen voor verbinding met een LDAP-server vooraf opgeven. LDAP-servers registreren
|
1
Selecteer <LDAP-server (LDAP Server)> op het tabblad <Bestemming opgeven (Specify Destination)>.
2
Selecteer de LDAP-server die u gebruikt.
3
Selecteer condities waaraan te zoeken gebruikersinformatie moet voldoen.
Naam, faxnummers, e-mailadressen, namen van bedrijven, en bedrijfsunits zijn de criteria die beschikbaar zijn voor het zoeken naar bestemmingen.
4
Voer de te zoeken tekenreeks in, en selecteer <Toepassen (Apply)>.
Voor het invoeren van tekst raadpleegt u Tekst invoeren.
Als u meerdere zoekcriteria wilt opgeven, herhaalt u stappen 3 en 4.
5
Selecteer <Zoekmethode (Search Method)>.
6
Selecteer condities om het zoekresultaat weer te geven.
<Met alle onderstaande voorwaarden (Using All Conditions Below)>
Er worden alleen gebruikers gevonden en weergegeven die voldoen aan alle zoekcriteria uit stappen 3 en 4.
Er worden alleen gebruikers gevonden en weergegeven die voldoen aan alle zoekcriteria uit stappen 3 en 4.
<Met sommige vd onderst. voorwaarden (Using Some Conditions Below)>
Als gebruikers worden gevonden die voldoen aan minstens één van de opgegeven zoekcriteria die in stappen 3 en 4 zijn opgegeven, geef dan al deze gebruikers weer.
Als gebruikers worden gevonden die voldoen aan minstens één van de opgegeven zoekcriteria die in stappen 3 en 4 zijn opgegeven, geef dan al deze gebruikers weer.
7
Selecteer <Zoeken starten (Start Search)>.
U ziet de gebruikers die voldoen aan de opgegeven zoekcriteria.
Als er een verificatiescherm verschijnt wanneer u <Zoeken starten (Start Search)> selecteert, voert u de gebruikersnaam van het apparaat en het bijbehorende wachtwoord in die zijn geregistreerd op de LDAP-server en selecteert u vervolgens <Toepassen (Apply)>. LDAP-servers registreren
8
Schakel het selectievakje in voor de gebruiker die u wilt opgeven als bestemming, en selecteer <Toepassen (Apply)>.
Naar het begin van de hiërarchie
Als een scherm verschijnt waarop reeds een bestemming is opgegeven
U kunt alleen verzenden naar bestemmingen die niet beperkt zijn. Als u naar andere bestemmingen wilt verzenden, moet u de authenticatie-instellingen van de zendfunctie zodanig configureren dat het verzenden niet beperkt is. Neem contact op met de beheerder voor details. LDAP-Server-authenticatie
Bestemmingen opgeven vanuit de transmissiegegevens
U kunt ook eerder gebruikte bestemmingen opnieuw oproepen. Eerder gebruikte zend-/opslaaninstellingen oproepen (herhaal-instellingen)
De data in een gedeelde map of op een FTP-server opslaan
U kunt maar één bestemming opgeven.
5
Als u een e-mail verzendt, moet u, indien nodig, meerdere bestemmingen opgeven, zoals Cc- en Bcc-bestemmingen.
Selecteer de methode die wordt gebruikt om bestemmingen op te geven op het tabblad <Bestemming opgeven (Specify Destination)>, en geef de bestemming op.
Als u <LDAP-server (LDAP Server)> of <Mezelf opgeven als bestemming (Specify Myself as Destination)> hebt opgegeven, wordt de bestemming opgegeven in het veld <Aan (To)>.
<Cc (Cc)> en <Bcc (Bcc)>-adressen kunnen alleen worden geselecteerd met <Adresboek (Address Book)> of <Kiescode (Coded Dial)>.
Bestemmingen verwijderen
Als u meerdere bestemmingen hebt opgegeven, kunt u indien nodig bestemmingen verwijderen.
|
1
|
Selecteer <Bevestig bestemming (Confirm Destination)>.
|
|
2
|
Schakel het selectievakje voor de te verwijderen bestemming in, en selecteer <Verwijder vn best. (Remove from Dest.)>.
Als u Groep selecteert, selecteert u <Details (Details)>
 <Bestemming (Destination)>; u kunt de bestemmingen bekijken die in de groep zijn geregistreerd. |
|
3
|
Selecteer <Ja (Yes)>.
|
6
Geef de gewenste scaninstellingen op.
Het scanformaat van het origineel opgeven
Een bestandsindeling selecteren
Dubbelzijdige originelen scannen
Het scanformaat van het origineel opgeven
 |
|
U kunt het scanformaat van het origineel opgeven.
|
Selecteer <Scanformaat (Scan Size)> op het tabblad <Verzendinstellingen (Send Settings)> Selecteer het originele formaat
Selecteer het originele formaatNaar het begin van de hiërarchie
Een bestandsindeling selecteren
 |
|
U kunt selecteren in welk bestandformaat originelen worden gescand. Kies uit PDF/JPEG/TIFF. Met PDF kunt u kiezen uit Compact PDF met een kleinere gegevensomvang, of het PDF-formaat waarmee u tekst kunt zoeken, inclusief tekstgegevens die zijn gescand met OCR (optical character recognition). U kunt ook een PDF-bestand maken met extra veiligheid, door gegevens te coderen of een handtekening toe te voegen.
|
Selecteer <Bestandsindeling (File Format)> op het tabblad <Verzendinstellingen (Send Settings)> Selecteer een bestands-formaat
Selecteer een bestands-formaat|
|
|
Als u JPEG selecteert in <Bestandsindeling (File Format)> en probeert een origineel te scannen van de glasplaat, kunt u slechts één pagina scannen. U kunt een origineel van meerdere pagina's in één keer scannen met behulp van de invoer. Iedere pagina van het document wordt als een apart bestand opgeslagen. Als u TIFF of PDF selecteert, kunt u originelen van meerdere pagina's scannen van de glasplaat of met behulp van de invoer. In Een PDF-bestand op pagina indelen of Een TIFF-bestand op pagina indelen kunt u dan kiezen of het gehele gescande document als één bestand of als verschillende bestanden moet worden opgeslagen.
<PDF (Compact) (PDF (Compact))> en <PDF (Compact/OCR) (PDF (Compact/OCR))> foto´s en afbeeldingen op originelen meer comprimeren dan <PDF (PDF)> en <PDF (OCR) (PDF (OCR))>. Het bestand is dus kleiner, maar de beeldkwaliteit van bepaalde originelen is mogelijk lager, evenals het aantal originelen dat u tegelijk kunt scannen.
In <PDF (Compact/OCR) (PDF (Compact/OCR))> en <PDF (OCR) (PDF (OCR))> kunt u de instellingen configureren zodat het apparaat tijdens het scannen automatisch de richting van het origineel detecteert, op basis van de richting van de tekst die wordt gelezen door de OCR-functie. <OCR-instellingen (doorzoekbare tekst) (OCR (Text Searchable) Settings)>
|
Geef op of u het origineel met meerdere pagina's wilt omzetten in één PDF-bestand, of voor iedere pagina een afzonderlijk PDF-bestand wilt maken. Deze instelling kunt u voor ieder PDF-formaat configureren.
Selecteer <Bestandsindeling (File Format)> in het <Verzendinstellingen (Send Settings)> tabblad <PDF-details instellen (Set PDF Details)> Selecteer het PDF-formaat <Splitsen in pagina's (Divide into Pages)> Selecteer <Uit (Off)> of <Aan (On)> <Toepassen (Apply)>
<PDF-details instellen (Set PDF Details)> Selecteer het PDF-formaat <Splitsen in pagina's (Divide into Pages)> Selecteer <Uit (Off)> of <Aan (On)> <Toepassen (Apply)>Geef op of u het origineel met meerdere pagina's wilt omzetten in één TIFF-bestand, of voor iedere pagina een afzonderlijk TIFF-bestand wilt maken.
Selecteer <Bestandsindeling (File Format)> in het <Verzendinstellingen (Send Settings)> tabblad <TIFF-details instellen (Set TIFF Details)> Selecteer <Uit (Off)> of <Aan (On)>
<TIFF-details instellen (Set TIFF Details)> Selecteer <Uit (Off)> of <Aan (On)>Naar het begin van de hiërarchie
Dubbelzijdige originelen scannen
 |
|
Het apparaat kan automatisch de voor- en achterzijde scannen van originelen in de invoer.
|
 |
|
Het apparaat kan de beide zijden van originelen niet automatisch scannen wanneer u de originelen op de glasplaat legt.
|
Selecteer <2-zijdig origineel (2-Sided Original)> op het tabblad <Verzendinstellingen (Send Settings)> Selecteer <Type boek (Book Type)> of <Type kalender (Calendar Type)>
Selecteer <Type boek (Book Type)> of <Type kalender (Calendar Type)>
<Type boek (Book Type)>
Selecteer deze optie voor originelen waarvan de afbeeldingen op de voor- en achterzijde dezelfde afdrukrichting hebben.
Selecteer deze optie voor originelen waarvan de afbeeldingen op de voor- en achterzijde dezelfde afdrukrichting hebben.
<Type kalender (Calendar Type)>
Selecteer deze optie voor originelen waarvan de afbeeldingen op de voor- en achterzijde niet tegenovergestelde afdrukrichting hebben.
Selecteer deze optie voor originelen waarvan de afbeeldingen op de voor- en achterzijde niet tegenovergestelde afdrukrichting hebben.
Naar het begin van de hiërarchie
Raadpleeg Duidelijk scannen of De juiste balans tussen bestandsgrootte en beeldkwaliteit kiezen voor informatie over andere scaninstellingen.
Geef voor e-mail het onderwerp, de tekst, het antwoordadres en de prioriteit op. E-mailinstellingen opgeven
7
Selecteer <Start (Start)>.
Als het scherm <Bevestig bestemming (Confirm Destination)> verschijnt, controleert u of de bestemming correct is, en selecteert u vervolgens <Scannen starten (Start Scanning)>.
Het scannen van het origineel start.
Als u wilt annuleren, selecteer dan <Annuleren (Cancel)> <Ja (Yes)>. Verzenden van documenten annuleren
<Ja (Yes)>. Verzenden van documenten annulerenAls u in stap 1 originelen in de invoer plaatst
Het verzenden en opslaan start zodra het scannen is voltooid.
Wanneer u in stap 1 originelen op de glasplaat legt
Volg, wanneer het scannen is voltooid, onderstaande procedure (behalve als u JPEG als bestandsformaat hebt geselecteerd).
|
1
|
Als u extra pagina's van documenten wilt scannen, plaatst u het volgende origineel op de glasplaat en selecteert u <Volg. scannen (Scan Next)>.
Herhaal deze stap totdat alle pagina's zijn gescand.
Als er maar één pagina hoeft te worden gescand, gaat u verder met de volgende stap.
|
|
2
|
Selecteer <Verz. starten (Start Sending)>.
Het verzenden / opslaan start.
|
Als het scherm <Bestandsauthenticatie (File Authentication)> of <SMTP-authenticatie (SMTP Authentication)> verschijnt
Voer naam en wachtwoord van de gebruiker in en selecteer <Toepassen (Apply)>.
Bestandsnaam van het verzonden document
De eerste naam van een verzonden document wordt automatisch toegewezen op basis van de volgende indeling: "nummer voor communicatiebeheer (vier cijfers)_datum en tijdstip van verzenden_documentnummer (drie cijfers).bestandsnaamextensie".
Als een verzendfout voor de e-mail optreedt
Foutmeldingen worden soms verstuurd naar het e-mailadres dat is ingesteld op het apparaat. Als u het ongewijzigd laat, kan dat ertoe leiden (afhankelijk van de mailserver) dat er niet voldoende capaciteit overblijft in de postbus. Het is aan te bevelen de postbus regelmatig te legen.
De postbus leegmaken
Als de postbus is leeggemaakt, wordt alle e-mail in de serverpostbus verwijderd. Als u het e-mailaccount opgeeft dat u gewoonlijk gebruikt, moet u eerst controleren of er eventueel nog e-mail in de postbus zit die bewaard moet blijven.
|
1
|
Start de externe UI en meld u in de systeembeheerdersmodus aan. De externe UI starten
|
|
2
|
Klik op [Instellingen/registratie (Settings/Registration)] op de portaalpagina. Scherm van externe UI
|
|
3
|
Selecteer [TX-instellingen (TX Settings)]
[Netwerkinstellingen - E-mail-/I-faxinstellingen (Network Settings - E-Mail/I-Fax Settings)]. |
|
4
|
Klik op [Wissen (Clear)] in [Postbus wissen (Clear Mail Box)].
|
|
5
|
Lees de melding die wordt weergegeven en klik op [OK (OK)].
E-mail wordt gewist uit de postbus.
|
|
|
|
Als u altijd dezelfde scaninstellingen wilt gebruiken: De standaard instellingen voor functies wijzigen
Als u een combinatie van instellingen wilt opslaan voor eenvoudig gebruik: Veelgebruikte instellingen opslaan
|