E-mailafsendelse eller gemme data til delt mappe eller FTP-server

I dette afsnit beskrives fremgangsmåderne for at scanne originaler og sende scannet data direkte fra maskinen ved at vedhæfte det til en e-mail eller gemme det i en delt mappe eller på en FTP-server.


Før du kan sende data direkte via e-mail, skal du udføre bestemte procedurer, som f.eks. at angive indstillingerne for e-mailserveren. Procedure for indstilling af afsendelse af e-mail/afsendelse og modtagelse af I-fax Før du kan gemme data direkte i en delt mappe eller på en FTP-server, skal du udføre bestemte procedurer, som f.eks. at angive det sted, hvor de scannede originaler skal gemmes. Procedure for indstilling af en delt mappe som modtager Procedure for indstilling af en FTP-server som modtager

Før du kan sende data direkte via e-mail, skal du udføre bestemte procedurer, som f.eks. at angive indstillingerne for e-mailserveren. Procedure for indstilling af afsendelse af e-mail/afsendelse og modtagelse af I-fax

Før du kan gemme data direkte i en delt mappe eller på en FTP-server, skal du udføre bestemte procedurer, som f.eks. at angive det sted, hvor de scannede originaler skal gemmes.
Procedure for indstilling af en delt mappe som modtager
Procedure for indstilling af en FTP-server som modtager

Placer originalen/originalerne. Placering af originaler

Vælg <Scan (Scan)> på skærmen Hjem (Home). Hjem (Home)-skærmen

Hvis loginskærmen vises, skal du angive dit brugernavn, password og godkendelsesserveren. Log på med Autoriseret afsendelse

Vælg <E-mail (E-Mail)> eller <Fil (File)> på skærmen Grundlæggende scannefunktioner. Skærmen Grundlæggende scannefunktioner

Angiv modtageren.

Angivelse fra adressebogen

Angivelse fra numrene til kodet opkald

Direkte indtastning af modtagere (afsendelse via e-mail)

Angivelse af modtagere i en LDAP-server

Angivelse fra adressebogen

Med adressebogen kan du angive en modtager ved at vælge fra en liste over registrerede modtagere eller ved at søge efter navn for modtagere med modtagernavne.


Du skal registrere modtagere i adressebogen, før du kan bruge denne funktion. Registrering af destinationer Registrer den delte mappe eller FTP-serveradressen fra en computer. Registrering af modtagere fra Fjern-UI

Vælg <Adressebog (Address Book)> på fanen <Angiv Modtager (Specify Destination)>.

Vælg <Til (To)>.

Vælg et indeks. Indeks

Marker afkrydsningsfeltet for maskinen, og vælg <Anvend (Apply)>.


Hvis der er valgt en modtager fra <Adressebog (Address Book)> på Hjem (Home)-skærmen, kan skærmen "Grundlæggende funktioner" for e-mailafsendelse eller fillagring blive vist, mens den valgte modtager forbliver valgt.

Tilbage til top

Angivelse fra numrene til kodet opkald

Der tildeles trecifrede numre (kodeopkaldsnumre) til adresser i adressebogen. Du kan angive en adresse blot ved at indtaste dens kodeopkaldsnummer.


For at bruge kodeopkaldsnumre skal modtageren først være registreret i adressebogen. Registrering af destinationer Registrer den delte mappe eller FTP-serveradressen fra en computer. Registrering af modtagere fra Fjern-UI

Vælg <Kodet opkald (Coded Dial)> på fanen <Angiv Modtager (Specify Destination)>.

Vælg <Til (To)>.

Indtast et trecifret nummer.

Hvis du har indtastet en forkert værdi, kan du slette den vha.

Hvis en bekræftelsesskærm vises

Når <Bekræft ved kodet opkald (Confirm When Coded Dial TX)> er indstillet til <Til (On)>, vises en skærm, der viser modtageren og navnet, der passer til nummeret. (Modtagernavn og antal modtagere vises for gruppeopkald). Kontrollér indholdet, og hvis alt er korrekt, skal du vælge <OK (OK)>. Hvis du vil angive en anden modtager, skal du vælge <Annuller (Cancel)> og indtaste det trecifrede kodeopkaldsnummer igen. Visning af modtagere i adressebogen

Tilbage til top

Direkte indtastning af modtagere (afsendelse via e-mail)

For en modtager, der ikke er registreret i adressebogen, skal du angive den ved at indtaste en e-mailadresse.

Vælg <Brug Tastatur (Use Keyboard)> på fanen <Angiv Modtager (Specify Destination)>.

Indtast e-mailadressen, og vælg <Anvend (Apply)>.

Se, hvordan du indtaster tekst, under Indtastning af tekst.

Tilbage til top

Angivelse af modtagere i en LDAP-server

Hvis dit kontor har en LDAP-server installeret, kan du angive en modtager ved hjælp af brugeroplysninger i serveren. Gå til LDAP-serveren via maskinen, og søg efter de relevante brugeroplysninger, og angiv som modtager.


Du skal først angive indstillingerne for oprettelse af forbindelse til en LDAP-server. Registrering af LDAP-servere

Vælg <LDAP-server (LDAP Server)> på fanen <Angiv Modtager (Specify Destination)>.

Vælg den LDAP-server, du bruger.

Vælg betingelser for de brugeroplysninger, der skal søges efter.

Navn, faxnumre, e-mailadresser, organisationsnavne og organisationsenhed er tilgængelige kriterier for søgninger efter modtagere.

Indtast tegnstreng for den ønskede søgning, og vælg <Anvend (Apply)>.

Se, hvordan du indtaster tekst, under Indtastning af tekst.

Hvis du vil angive flere søgekriterier, skal du gentage trin 3 og 4.

Vælg <Søgemetode (Search Method)>.

Vælg betingelserne for visning af søgeresultat.

<Brug alle betingelser nedenfor (Using All Conditions Below)>
Søger efter og viser brugerne, der stemmer overens med alle de søgekriterier, der blev angivet i trin 3 og 4.

<Brug nogle af betingel. nedenfor (Using Some Conditions Below)>
Hvis brugere, der stemmer overens med ét af de søgekriterier, der blev angivet i trin 3 og 4, bliver fundet, vises alle de brugere.

Vælg <Start søgning (Start Search)>.

De brugere, der stemmer overens med dine søgekriterier, vises.

Hvis godkendelsesskærmen vises, når du vælger <Start søgning (Start Search)>, skal du angive brugernavnet og adgangskoden for maskinen, som er registreret i LDAP-serveren, og vælge <Anvend (Apply)>. Registrering af LDAP-servere

Markér afkrydsningsfeltet for den bruger, du vil angive som modtager, og vælg <Anvend (Apply)>.

Tilbage til top

Hvis der vises en skærm, hvor der allerede er specificeret en modtager

Du kan kun sende til modtagere, der ikke er begrænsede. Hvis du vil sende til andre modtagere, skal du konfigurere indstillingerne for godkendelse af afsendelsesfunktionen, så afsendelse ikke er begrænset. Kontakt din administrator for at få flere oplysninger. LDAP-servergodkendelse

Angive modtagere fra transmissionsposterne

Du kan også gendanne tidligere anvendte modtagere. Gendannelse af tidligere anvendte indstillinger til at afsende/lagre (gendan indstillinger)

Gemmer dataene i en delt mappe eller på en FTP-server

Der kan kun angives én modtager.

Ved afsendelse af en e-mail kan du efter behov angive flere forskellige modtagere, inklusive eventuelle Cc/Bcc-modtagere.

Vælg den metode, der skal bruges til at angive modtagerene, på fanen <Angiv Modtager (Specify Destination)>, og angiv derefter modtageren.

Hvis du valgte <LDAP-server (LDAP Server)> eller <Angiv Mig selv som modtager (Specify Myself as Destination)>, er modtageren angivet i feltet <Til (To)>.

<Cc (Cc)>- og <Bcc (Bcc)>-adresserne kan kun vælges ved hjælp af <Adressebog (Address Book)> eller <Kodet opkald (Coded Dial)>.

Sletning af destinationer

Hvis du har angivet flere modtagere, kan du slette modtagere efter behov.

1	Vælg <Bekræft Modtager (Confirm Destination)>.
2	Marker afkrydsningsfeltet for den modtager, der skal slettes, og vælg <Fjern fra modt. (Remove from Dest.)>. Hvis du vælger en gruppe, skal du vælge <Detaljer (Details)> <Modtager (Destination)>, og du kan få vist de modtagere, der er registreret i gruppen.
3	Vælg <Ja (Yes)>.

Angiv scanningsindstillingerne efter behov.

Angivelse af originalens scanningsformat

Valg af et filformat

Scanning af 2-sidede originaler

Angivelse af originalens scanningsformat

Du kan angive scanningsstørrelsen for dine originaler.

Vælg <Scanningsformat (Scan Size)> på fanen <Sendeindstillinger (Send Settings)>

Vælg originalens format

Tilbage til top

Valg af et filformat

Du kan vælge filformatet, som du vil scanne originalerne i: PDF/TIFF/JPEG. For PDF kan du vælge Compact PDF, der reducerer datastørrelsen, eller PDF-formatet, der muliggør tekstsøgning, idet tekstdata scannet med OCR (optisk tegngenkendelse) inkluderes. Du kan også oprette en PDF-fil med forbedret sikkerhed ved at kryptere data eller tilføje en signatur.

Vælg <Filformat (File Format)> på fanen <Sendeindstillinger (Send Settings)>

Vælg et filformat


Hvis du vælger JPEG i <Filformat (File Format)> og prøvet at scanne en original fra glaspladen, kan du kun scanne én side. Hvis du vil scanne en original med flere sider på én gang, skal du bruge fremføreren. Hver side af originalen gemmes som en separat fil. Hvis du vælger TIFF eller PDF, kan du scanne originaler med flere sider, enten fra glaspladen eller fra fremføreren. I dette tilfælde kan du angive i Opdeling af en PDF-fil efter side eller Opdeling af en TIFF-fil efter side, om originalen skal gemmes som en enkelt fil eller hver side som separate filer. <PDF (Compact) (PDF (Compact))> og <PDF (Compact/OCR) (PDF (Compact/OCR))> komprimerer fotos og illustrationer i originaler mere end <PDF (PDF)> og <PDF (OCR) (PDF (OCR))>. Filen er mindre, men billedkvaliteten af visse originaler eller antallet af originaler, der kan scannes på én gang, kan være mindre. I <PDF (Compact/OCR) (PDF (Compact/OCR))> og <PDF (OCR) (PDF (OCR))> kan du konfigurere indstillingerne, så maskinen automatisk detekterer originalens retning under scanning baseret på retningen af den tekst, der læses af OCR-funktionen. <Indstillinger for OCR (søgbar tekst) (OCR (Text Searchable) Settings)>

Hvis du vælger JPEG i <Filformat (File Format)> og prøvet at scanne en original fra glaspladen, kan du kun scanne én side. Hvis du vil scanne en original med flere sider på én gang, skal du bruge fremføreren. Hver side af originalen gemmes som en separat fil. Hvis du vælger TIFF eller PDF, kan du scanne originaler med flere sider, enten fra glaspladen eller fra fremføreren. I dette tilfælde kan du angive i Opdeling af en PDF-fil efter side eller Opdeling af en TIFF-fil efter side, om originalen skal gemmes som en enkelt fil eller hver side som separate filer.

<PDF (Compact) (PDF (Compact))> og <PDF (Compact/OCR) (PDF (Compact/OCR))> komprimerer fotos og illustrationer i originaler mere end <PDF (PDF)> og <PDF (OCR) (PDF (OCR))>. Filen er mindre, men billedkvaliteten af visse originaler eller antallet af originaler, der kan scannes på én gang, kan være mindre.

I <PDF (Compact/OCR) (PDF (Compact/OCR))> og <PDF (OCR) (PDF (OCR))> kan du konfigurere indstillingerne, så maskinen automatisk detekterer originalens retning under scanning baseret på retningen af den tekst, der læses af OCR-funktionen. <Indstillinger for OCR (søgbar tekst) (OCR (Text Searchable) Settings)>

Opdeling af en PDF-fil efter side

Angiv, om en original med flere sider skal konverteres til én enkelt PDF-fil eller som separate PDF-filer for hver side. Denne indstilling kan konfigureres for hvert PDF-format

Vælg <Filformat (File Format)> på fanen <Sendeindstillinger (Send Settings)>

Vælg PDF-formatet

Vælg <Fra (Off)> eller <Til (On)>

Opdeling af en TIFF-fil efter side

Angiv, om en original med flere sider skal konverteres til én enkelt TIFF-fil eller som separate TIFF-filer for hver side.

Vælg <Filformat (File Format)> på fanen <Sendeindstillinger (Send Settings)>

Vælg <Fra (Off)> eller <Til (On)>

Tilbage til top

Scanning af 2-sidede originaler

Maskinen kan automatisk scanne for- og bagsiden af originaler i fremføreren.


Maskinen kan ikke automatisk scanne begge sider af originaler, der er placeret på glaspladen.

Vælg <2-sidet original (2-Sided Original)> på fanen <Sendeindstillinger (Send Settings)>

Vælg <Bogtype (Book Type)> eller <Kalendertype (Calendar Type)>

<Bogtype (Book Type)>
Vælg til originaler, hvis billeder på for- og bagsiden vender i samme retning.

<Kalendertype (Calendar Type)>
Vælg til originaler, hvis billeder på for- og bagsiden vender i modsat retning.

Tilbage til top

Hvis du vil have flere oplysninger om andre scanningsindstillinger, skal du se Tydelig scanning eller Justering af balancen mellem filstørrelse og billedkvalitet.

Ved e-mails kan du efter behov angive emne, meddelelse, svar-til-adresse og prioritet. Angivelse af e-mailindstillinger

Vælg <Start (Start)>.

Hvis skærmen <Bekræft Modtager (Confirm Destination)> vises, skal du kontrollere, om modtageren er korrekt, og derefter vælge <Start scanning (Start Scanning)>.

Scanningen af originalen starter.

Hvis du vil annullere, skal du vælge <Annuller (Cancel)>

<Ja (Yes)>. Annullering af dokumentafsendelse

Ved placering af originaler i fremføreren i trin 1

Når scanningen er færdig, starter processen med at sende/gemme.

Ved placering af originaler på glaspladen i trin 1

Når scanningen er fuldført, skal du følge proceduren herunder (medmindre du valgte JPEG som filformat).

1	Hvis der skal scannes flere sider af originalerne, skal du placere den næste original på glaspladen og vælge <Scan næste (Scan Next)>. Gentag dette trin, indtil du har scannet alle siderne. Gå til næste trin, hvis der kun skal scannes én side.
2	Vælg <Start afsend. (Start Sending)>. Processen med at sende/gemme starter.

Hvis skærmen <Filautentificering (File Authentication)> eller <SMTP-autentificering (SMTP Authentication)> vises

Indtast brugernavn og password, og vælg <Anvend (Apply)>.

Filnavn for det afsendte dokument

Filnavnet for et afsendt dokument tildeles automatisk baseret på følgende format: "kommunikationsstyringsnummer (fire cifre)_dato og klokkeslæt for afsendelse_dokumentantal (tre cifre).filtypenavn."

Hvis der opstår en e-mailafsendelsesfejl

Fejlmeddelelser sendes nogle gange til den e-mailadresse, der er indstillet for maskinen. Hvis du ikke gør noget ved det, kan det resultere i, at mailboksens resterende kapacitet ikke er tilstrækkelig på din mailserver. Det anbefales, at du rydder indbakken regelmæssigt.

Sådan ryddes indbakken

Når indbakken er ryddet, slettes alle e-mails i serverens indbakke. Når du angiver den e-mailkonto, som du normalt bruger, bør du først kontrollere, om der er e-mails i indbakken, som ikke skal slettes.

1	Start Fjern-UI, og log på i systemadministratortilstand. Start af Fjern-UI
2	Klik på [Indstillinger/registrering (Settings/Registration)] på portalsiden. Skærmen Fjern-UI
3	Vælg [Indstillinger for afsendelse (TX Settings)] [Netværksindstillinger – indstillinger for e-mail/I-fax (Network Settings - E-Mail/I-Fax Settings)].
4	Klik på [Ryd (Clear)] i [Tøm indbakke (Clear Mail Box)].
5	Læs den meddelelse, der vises, og klik på [OK (OK)]. E-mail slettes fra indbakken.


Hvis du altid vil scanne med de samme indstillinger: Ændring af standardindstillinger for funktioner Hvis du vil registrere en kombination af indstillinger, der skal bruges efter behov: Registrering af ofte anvendte indstillinger