Gửi Dữ Liệu bằng E-mail/Lưu Dữ Liệu vào Thư Mục Đã Chia Sẻ hoặc Máy Chủ FTP
Phần này mô tả quy trình quét bản gốc và gửi dữ liệu đã quét trực tiếp từ máy bằng cách đính kèm nó vào email hoặc lưu vào một thư mục chia sẻ hoặc máy chủ FTP.
|
|
|
Trước khi bạn có thể gửi dữ liệu trực tiếp bằng e-mail, bạn cần hoàn tất một số quy trình nhất định, như chỉ định các cài đặt máy chủ về e-mail. Quy trình để Cài Đặt Gửi E-mail/Gửi và Nhận I-Fax
Trước khi bạn có thể lưu dữ liệu vào thư mục đã chia sẻ hoặc máy chủ FTP, bạn cần hoàn tất một số quy trình nhất định, như chỉ định vị trí để lưu bản gốc đã quét.
Quy trình Cài đặt Thư Mục Được Chia Sẻ làm Vị Trí Lưu Quy trình để Cài đặt Máy chủ FTP làm Vị Trí Lưu |
1
Đặt (các) bản gốc. Đặt bản gốc
2
Chọn <Quét (Scan)> trong màn hình Home (Home). Màn hình Home (Home)
Nếu màn hình đăng nhập xuất hiện, hãy chỉ định tên người dùng, mật khẩu của bạn và máy chủ xác thực. Đăng nhập vào Gửi Được Cấp Quyền
3
Chọn <E-mail (E-Mail)> hoặc <Tập Tin (File)> trong màn hình Các Tính Năng Cơ Bản cho chức năng Quét. Màn Hình Các Tính Năng Cơ Bản cho chức năng Quét
4
Chỉ định điểm đích.
Chỉ định từ Danh Bạ
Chỉ định từ Các Số Quay Số Mã Hóa
Nhập Trực Tiếp Điểm Đích (Gửi E-Mail)
Chỉ Định Điểm Đích trong máy chủ LDAP
Chỉ định từ Danh Bạ
 |
|
Danh bạ cho phép bạn chỉ định một Điểm đích bằng cách chọn từ danh sách những điểm đích đã đăng ký hoặc tìm kiếm các điểm đích bằng tên người nhận.
|
|
|
|
Bạn cần đăng ký các điểm đích trong Danh Bạ trước khi sử dụng tính năng này. Đăng Ký Điểm Đích
Đăng ký thư mục đã chia sẻ hoặc máy chủ FTP từ máy tính.
Đăng Ký Điểm Đích từ Remote UI |
1
Chọn <Danh Bạ (Address Book)> trong thẻ <Chỉ Định Điểm Đích (Specify Destination)>.
2
Chọn <To (To)>.
3
Chọn một chỉ mục. Chỉ Mục
4
Chọn hộp kiểm cho điểm đến mong muốn và chọn <Áp Dụng (Apply)>.
 |
|
Nếu một điểm đích được lựa chọn từ <Danh Bạ (Address Book)> trong màn hình Home (Home), màn hình Các Tính Năng Cơ Bản cho việc gửi e-mail hoặc lưu tập tin có thể được hiển thị trong khi điểm đích đã lựa chọn vẫn đang được chỉ định.
|
Quay lại Đầu trang
Chỉ định từ Các Số Quay Số Mã Hóa
 |
|
Các số có ba chữ số (các số quay số mã hóa) được gán cho các địa chỉ trong Danh Bạ. Bạn có thể chỉ định một địa chỉ bằng cách chỉ cần nhập số quay số mã hóa vào.
|
|
|
|
Để sử dụng quay số mã hóa, điểm đích phải được đăng ký trong Danh Bạ từ trước đó. Đăng Ký Điểm Đích
Đăng ký thư mục đã chia sẻ hoặc máy chủ FTP từ máy tính.
Đăng Ký Điểm Đích từ Remote UI |
1
Chọn <Quay Số Mã Hóa (Coded Dial)> trong thẻ <Chỉ Định Điểm Đích (Specify Destination)>.
2
Chọn <To (To)>.
3
Nhập số có ba chữ số.
Nếu bạn đã nhập vào một giá trị không chính xác, hãy sử dụng 
để xóa.
để xóa.
Nếu màn hình xác nhận xuất hiện
Khi <X.Nhận Khi Gửi Quay Số M.Hóa (Confirm When Coded Dial TX)> được cài đặt thành <Bật (On)>, một màn hình sẽ hiển thị cho thấy điểm đích và tên ứng với các số. (Đối với Quay Số Nhóm, tên điểm đích và số lượng các điểm đích sẽ hiển thị.) Kiểm tra nội dung và nếu tất cả đều chính xác, chọn <OK (OK)>. Để chỉ định một điểm đích khác, chọn <Hủy (Cancel)> và nhập lại số quay số mã hóa có ba chữ số. Hiển thị Điểm Đích trong Danh Bạ
Quay lại Đầu trang
Nhập Trực Tiếp Điểm Đích (Gửi E-Mail)
Đối với một điểm đích chưa được đăng ký trong Danh Bạ, chỉ định điểm đích bằng cách nhập vào địa chỉ e-mail.
1
Chọn <Sử Dụng Bàn Phím (Use Keyboard)> trong thẻ <Chỉ Định Điểm Đích (Specify Destination)>.
2
Nhập địa chỉ e-mail và chọn <Áp Dụng (Apply)>.
Về cách nhập chữ cái, xem Nhập Chữ.
Quay lại Đầu trang
Chỉ Định Điểm Đích trong máy chủ LDAP
 |
|
Nếu văn phòng của bạn có một máy chủ LDAP đã cài đặt, bạn có thể chỉ định điểm đích bằng cách sử dụng thông tin người dùng trong máy chủ. Truy cập vào máy chủ LDAP thông qua máy để tìm kiếm các thông tin người dùng thích hợp và chỉ định làm điểm đến.
|
|
|
|
Bạn cần chỉ định các cài đặt để kết nối tới máy chủ LDAP từ trước. Đăng ký Máy Chủ LDAP
|
1
Chọn <Máy Chủ LDAP (LDAP Server)> trong thẻ <Chỉ Định Điểm Đích (Specify Destination)>.
2
Chọn máy chủ LDAP bạn đang sử dụng.
3
Chọn các điều kiện cho thông tin người dùng cần tìm kiếm.
Tên, số fax, địa chỉ e-mail, tên tổ chức và đơn vị tổ chức là các điều kiện cần có để thực hiện tìm kiếm các điểm đích.
4
Nhập chuỗi ký tự mục tiêu tìm kiếm và chọn <Áp Dụng (Apply)>.
Về cách nhập chữ cái, xem Nhập Chữ.
Để chỉ định nhiều tiêu chí tìm kiếm, lặp lại bước 3 và 4.
5
Chọn <Phương Pháp Tìm Kiếm (Search Method)>.
6
Chọn các điều kiện để hiển thị kết quả tìm kiếm.
<Dùng Tất Cả Điều Kiện Dưới Đây (Using All Conditions Below)>
Các tìm kiếm và hiển thị người dùng đáp ứng tất cả các tiêu chí tìm kiếm được chỉ định trong bước 3 và 4.
Các tìm kiếm và hiển thị người dùng đáp ứng tất cả các tiêu chí tìm kiếm được chỉ định trong bước 3 và 4.
<Dùng Một Số Điều Kiện Dưới Đây (Using Some Conditions Below)>
Nếu người dùng đáp ứng dù chỉ một trong các tiêu chí đã quy định ở bước 3 và 4, cũng hiển thị tất cả người dùng này.
Nếu người dùng đáp ứng dù chỉ một trong các tiêu chí đã quy định ở bước 3 và 4, cũng hiển thị tất cả người dùng này.
7
Chọn <BĐầu Tìm Kiếm (Start Search)>.
Hiển thị những người dùng đáp ứng tiêu chí tìm kiếm của bạn.
Nếu màn hình xác thực xuất hiện khi bạn chọn <BĐầu Tìm Kiếm (Start Search)>, nhập tên người dùng của máy và mật khẩu đã đăng ký trong máy chủ LDAP và chọn <Áp Dụng (Apply)>. Đăng ký Máy Chủ LDAP
8
Chọn hộp kiểm người dùng mà bạn muốn chỉ định làm điểm đến và chọn <Áp Dụng (Apply)>.
Quay lại Đầu trang
Nếu trên màn hình xuất hiện điểm đích được chỉ định
Bạn chỉ có thể gửi đến điểm đích không bị hạn chế. Để gửi tới các điểm đích khác, bạn phải cấu hình cài đặt xác thực chức năng gửi để không bị hạn chế truyền tải. Liên hệ với quản trị viên của bạn để biết thêm chi tiết. Xác thực Máy chủ LDAP
Chỉ định điểm đích từ các hồ sơ truyền tải
Bạn cũng có thể gọi lại điểm đích trước đây đã sử dụng. Gọi Lại Các Cài Đặt Đã Sử Dụng để Gửi/Lưu trước đây (Gọi Lại Các Cài Đặt)
Lưu dữ liệu đã quét vào thư mục chia sẻ hoặc máy chủ FTP
Chỉ có thể chỉ định một điểm đích.
5
Khi gửi e-mail, chỉ định nhiều điểm đích, bao gồm các điểm đích Cc/Bcc nếu cần thiết.
Chọn cách sử dụng để chỉ định các điểm đích trong thẻ <Chỉ Định Điểm Đích (Specify Destination)>, và sau đó chỉ định điểm đích.
Nếu bạn chọn <Máy Chủ LDAP (LDAP Server)> hoặc <Chỉ Định Chính Tôi như Điểm Đích (Specify Myself as Destination)>, điểm đích được chỉ định trong miền <To (To)>.
<Cc (Cc)> và <Bcc (Bcc)> chỉ có thể lựa chọn các địa chỉ bằng cách sử dụng <Danh Bạ (Address Book)> hoặc <Quay Số Mã Hóa (Coded Dial)>.
Để xóa các điểm đích
Nếu bạn chỉ định nhiều điểm đích, bạn có thể xóa các điểm đích nếu cần thiết.
|
1
|
Chọn <Xác Nhận Điểm Đích (Confirm Destination)>.
|
|
2
|
Chọn hộp kiểm cho các điểm đến cần xóa và chọn <Gỡ khỏi Điểm Đích (Remove from Dest.)>.
Nếu bạn chọn Nhóm, chọn <Chi tiết (Details)>
 <Điểm đích (Destination)>; bạn có thể xem những điểm đích được đăng ký trong nhóm. |
|
3
|
Chọn <Có (Yes)>.
|
6
Chỉ định các cài đặt quét khi cần.
Chỉ Định Kích Thước Quét của Bản Gốc
Chọn Định Dạng Tập Tin
Quét Bản Gốc 2 Mặt
Chỉ Định Kích Thước Quét của Bản Gốc
 |
|
Bạn có thể chỉ định kích thước quét của bản gốc.
|
Chọn <Cỡ Quét (Scan Size)> trong thẻ <Cài Đặt Gửi (Send Settings)> Chọn kích thước bản gốc
Chọn kích thước bản gốcQuay lại Đầu trang
Chọn Định Dạng Tập Tin
 |
|
Bạn có thể chọn định dạng tập tin đích cho bản gốc được quét từ PDF/JPEG/TIFF. Đối với PDF, bạn có thể chọn PDF Nhỏ gọn làm giảm kích thước dữ liệu hoặc định dạng PDF cho phép tìm kiếm văn bản bằng cách chèn dữ liệu văn bản được quét với OCR (nhận dạng ký tự quang học). Bạn cũng có thể tạo một tập tin PDF với bảo mật tăng cường bằng cách mã hóa dữ liệu hoặc thêm chữ ký.
|
Chọn <Định Dạng Tập Tin (File Format)> trong thẻ <Cài Đặt Gửi (Send Settings)> Chọn định dạng tập tin
Chọn định dạng tập tin|
|
|
Nếu bạn chọn JPEG trong <Định Dạng Tập Tin (File Format)> và cố quét dữ liệu từ mặt kính, thì bạn chỉ có thể quét một trang. Để quét bản gốc nhiều trang cùng một lần, hãy sử dụng khay nạp. Từng trang của bản gốc sẽ được lưu thành từng tập tin riêng biệt. Nếu bạn chọn TIFF hoặc PDF, bạn có thể quét các bản gốc có nhiều trang cả từ mặt kính hoặc từ khay nạp. Trong trường hợp này, bạn có thể chỉ định việc bản gốc được lưu thành một tập tin duy nhất hay mỗi trang được lưu thành một tập tin riêng biệt Chia một Tập Tin PDF theo Trang hoặc Chia một Tập Tin TIFF theo Trang.
<PDF (Nén) (PDF (Compact))> và <PDF (Nén/OCR) (PDF (Compact/OCR))> nén các hình ảnh và hình minh họa trên bản gốc nhiều hơn <PDF (PDF)> và <PDF (OCR) (PDF (OCR))>. Tập tin sẽ nhỏ hơn nhưng chất lượng hình ảnh của một số bản gốc hoặc số bản gốc có thể quét cùng một lần có thể thấp hơn.
Trong <PDF (Nén/OCR) (PDF (Compact/OCR))> và <PDF (OCR) (PDF (OCR))>, bạn có thể cấu hình các cài đặt sao cho máy tự động phát hiện hướng của bản gốc trong khi quét dựa trên hướng của văn bản được đọc bằng chức năng OCR khi quét bản gốc. <CĐặt OCR (CThể TKiếm Văn Bản) (OCR (Text Searchable) Settings)>
|
Chỉ định việc chuyển đổi bản gốc có nhiều trang thành một tập tin PDF duy nhất hoặc tạo một tập tin PDF riêng biệt cho từng trang. Cài đặt này có thể được cấu hình cho từng định dạng PDF.
Chọn <Định Dạng Tập Tin (File Format)> trong thẻ <Cài Đặt Gửi (Send Settings)> <Đặt Chi Tiết PDF (Set PDF Details)> Chọn định dạng PDF <Chia thành Các Trang (Divide into Pages)> Chọn <Tắt (Off)> hoặc <Bật (On)> <Áp Dụng (Apply)>
<Đặt Chi Tiết PDF (Set PDF Details)> Chọn định dạng PDF <Chia thành Các Trang (Divide into Pages)> Chọn <Tắt (Off)> hoặc <Bật (On)> <Áp Dụng (Apply)>Chỉ định việc chuyển đổi bản gốc có nhiều trang thành một tập tin TIFF duy nhất hoặc tạo một tập tin TIFF riêng biệt cho từng trang.
Chọn <Định Dạng Tập Tin (File Format)> trong thẻ <Cài Đặt Gửi (Send Settings)> <Đặt Chi Tiết TIFF (Set TIFF Details)> Chọn <Tắt (Off)> hoặc <Bật (On)>
<Đặt Chi Tiết TIFF (Set TIFF Details)> Chọn <Tắt (Off)> hoặc <Bật (On)>Quay lại Đầu trang
Quét Bản Gốc 2 Mặt
 |
|
Máy có thể tự động quét mặt trước và mặt sau của bản gốc trong khay nạp.
|
 |
|
Máy không thể tự động quét cả hai mặt của bản gốc khi bản gốc được đặt trên mặt kính.
|
Chọn <Bản Gốc 2 Mặt (2-Sided Original)> trong thẻ <Cài Đặt Gửi (Send Settings)> Chọn <Loại Sách (Book Type)> hoặc <Loại Lịch (Calendar Type)>
Chọn <Loại Sách (Book Type)> hoặc <Loại Lịch (Calendar Type)>
<Loại Sách (Book Type)>
Lựa chọn cho bản gốc có hình ảnh ở mặt trước và mặt sau ở cùng một hướng.
Lựa chọn cho bản gốc có hình ảnh ở mặt trước và mặt sau ở cùng một hướng.
<Loại Lịch (Calendar Type)>
Lựa chọn cho bản gốc có hình ảnh ở mặt trước và mặt sau ở hai hướng ngược nhau.
Lựa chọn cho bản gốc có hình ảnh ở mặt trước và mặt sau ở hai hướng ngược nhau.
Quay lại Đầu trang
Để biết thông tin về các cài đặt quét khác, vui lòng xem Quét Rõ Nét hoặc Điều Chỉnh Cân Bằng giữa Kích Thước Tập Tin và Chất Lượng Hình Ảnh.
Đối với e-mail, bạn có thể chỉ định chủ đề, tinh nhắn, địa chỉ trả lời và mức ưu tiên nếu cần thiết. Chỉ Định Cài Đặt E-Mail
7
Chọn <Bắt Đầu (Start)>.
Nếu màn hình <Xác Nhận Điểm Đích (Confirm Destination)> hiển thị, kiểm tra xem điểm đích có chính xác không, và sau đó chọn <Bắt Đầu Quét (Start Scanning)>.
Bắt đầu quét bản gốc.
Nếu bạn muốn huỷ, hãy chọn <Hủy (Cancel)> <Có (Yes)>. Hủy Gửi Tài Liệu
<Có (Yes)>. Hủy Gửi Tài LiệuKhi đặt bản gốc vào khay nạp trong bước 1
Khi việc quét hoàn tất, quá trình gửi/lưu sẽ bắt đầu.
Khi đặt bản gốc lên trên mặt kính trong bước 1
Khi quét hoàn tất, hãy làm theo quy trình dưới đây (trừ trường hợp bạn chọn JPEG là định dạng tập tin).
|
1
|
Nếu có thêm các trang bản gốc để quét, đặt bản gốc tiếp theo lên mặt kính và chọn <Quét Tiếp (Scan Next)>.
Lặp lại bước này cho đến khi bạn hoàn tất quét toàn bộ các trang bản gốc.
Khi chỉ cần quét một trang, tiến hành bước tiếp theo.
|
|
2
|
Chọn <Bắt Đầu Gửi (Start Sending)>.
Quá trình gửi/lưu sẽ bắt đầu.
|
Nếu màn hình <Xác Nhận Tập Tin (File Authentication)> hoặc <Xác Nhận SMTP (SMTP Authentication)> xuất hiện
Nhập tên người dùng và mật mã rồi chọn <Áp Dụng (Apply)>.
Tên tập tin của tài liệu đã gửi
Tên tập tin của một tài liệu đã gửi được tự động gán dựa trên định dạng sau đây: số quản lý truyền thông (bốn chữ số)_ngày và thời gian gửi_số tài liệu (ba chữ số).tên phần mở rộng tệp tin.
Nếu Xảy Ra Lỗi Gửi E-Mail
Các thông báo lỗi thỉnh thoảng được gửi đến địa chỉ e-mail cài đặt trong máy. Nếu bạn để nguyên như vậy, có thể sẽ làm dung lượng còn lại của hộp thư không đủ và phụ thuộc vào hộp thư máy chủ. Bạn nên xoá hộp thư định kỳ.
Để dọn sạch hộp thư
Khi hộp thư bị xóa, tất cả e-mail trong hộp thư máy chủ cũng sẽ bị xóa. Khi bạn chỉ định tài khoản e-mail bạn thường sử dụng, đầu tiên bạn nên kiểm tra xem có bất kỳ e-mail nào trong hộp thư cần lưu giữ hay không.
|
1
|
Khởi động Remote UI và đăng nhập vào System Manager Mode. Khởi động Remote UI
|
|
2
|
Nhấp vào [Settings/Registration] trên trang Cổng thông tin. Màn Hình Remote UI
|
|
3
|
Chọn [TX Settings]
[Network Settings - E-Mail/I-Fax Settings]. |
|
4
|
Nhấp [Clear] trong [Clear Mail Box].
|
|
5
|
Đọc tin nhắn hiển thị, và nhấp vào [OK (OK)].
E-mail được xóa khỏi hộp thư.
|
|
|
|
Nếu bạn luôn muốn quét với cùng một cài đặt: Thay đổi Cài Đặt Mặc Định cho các Chức năng
Nếu bạn muốn ghi lại tổ hợp cài đặt để sử dụng khi cần: Đăng ký Cài Đặt Thường Sử Dụng
|